Inšpiratívna a konštruktívna porada
Inšpiratívna porada predstavuje techniku koučovacieho prístupu k vedeniu porád, keď kolektív pomáha riešiť problém jednotlivcovi.
- Moja téma je XX (riešiteľ).
- Otázky na zdroje (moderátor) – Kedy ti XX funguje?
- Tvoja najlepšia skúsenosť s XX?
- Otázky na objasnenie (členovia tímu)
- Inšpirácie (členovia hovoria najlepšie osvedčené postupy (best practices), riešiteľ len počúva)
- Sumár (riešiteľ povie, čo si berie).
- Čo teda urobíš? (moderátor).
- A čo si berú ostatní.
Konštruktívny prvok porady je napríklad odovzdanie programu včas pred poradou, aby sme sa na ňu mohli pripraviť. Buďte smelí, navrhnite zrušenie alebo zvolanie porady, ak bude existovať dôvod.
Otvorte poradu jasným vymedzením problému, definujte jej ciele. Vymenujte časomerača, ktorý upozorní, že sa blíži koniec alebo že sa porada už oficiálne skončila. Určte priority. Pred záverom schôdze požiadajte o pomoc: „Čo musím splniť do budúcej porady ja a čo splnia ostatní?“
Pri každom stretnutí musí byť jasné, kto poradu vedie. Je praktické, ak moderátorom porady nie je sám šéf, lebo sa môže sústrediť na obsah, a účastníci ho nevnímajú ako jediného nositeľa správnych riešení. Mnohí manažéri nedokážu riadiť poradu, nemajú stanovený cieľ, ani štýl rozhodovania. Pripúšťajú odbočovanie od témy, nechávajú sa vyviesť z konceptu, spôsobujú zmätok, menia body programu, často nedodržia časový harmonogram.
Oddeľte fakty od emocionálnych vplyvov. Taktne ich formulujte tak, aby skupina mohla dospieť ku konsenzu ohľadne ďalšieho postupu.
Tipy a návody, ako viesť poradu
Steven Rogelberger nedávno vydal knihu Prekvapivá veda o mítingoch (angl. originál: The Surprising Science of Meetings). Nájdete v nej veľa skvelých návodov a tipov, ako viesť poradu. Tu sú tipy, ktoré sme vybrali pre vás:
Nepodceňujte privítanie ľudí na poradu, výber priestoru porady, malé občerstvenie, prípadne hudbu. Ľudia majú pocit, že ich porady ťahajú od „skutočnej práce“. Preto ak chcete, aby na vašej porade boli naplno prítomní a zapojení, musia pocítiť, že sú mimo svojho pracovného stola.
Skracujte dĺžku porady. Väčšina z nás je nastavená organizovať hodinové porady. Ak ste organizátorom porady, zamyslite sa, koľko času skutočne na vyriešenie témy potrebujete. Namiesto 30 minút pozvite ľudí na 20. Namiesto 60 minút vyskúšajte 40-minútovú poradu. Diktujte tempo porady a nebojte sa vytvárať na pozvaných jemný tlak. Stres v malých množstvách neškodí a zvyšuje výkon.
Premyslite si štruktúru porady a poradie bodov. Výskum ukazuje, že bodom, ktoré sú na porade skôr, sa dostáva neproporcionálne veľa času aj pozornosti od účastníkov porady. Prioritné body porady diskutujte v jej prvej polovici.
Ak do porady navrhujú témy aj vaši zamestnanci, nedávajte ich na záver. Ak s niečím za vami prišli a vy si to necháte na záver, vysielate signál, že ich témy sú najmenej podstatným bodom porady.
Autor je profesionálny certifikovaný kouč, ICF mentor kouč a terapeut www.scan.sk
