Porada je dôležitý komunikačný prostriedok každého hotela. Užitočná je vtedy, keď všetci účastníci odchádzajú s pocitom, že niečo vyriešili. A naopak, porada, ktorá nesplnila svoj účel, je pre všetkých strata času. Akým chybám sa pri porade môžete vyhnúť?
Porada zlepšuje informovanosť a je účinným nástrojom k presviedčaniu, analyzovaniu, motivácii pomocou účasti na rozhodovaní. Podporuje zodpovednosť za rozhodnutia, umožňuje predkladanie nových návrhov, ich obhajobe a prijímaniu rozhodnutí. Taktiež umožňuje pohľad na problém z viacerých uhlov.
Poznáme rôzne typy porád, každá z nich má svoj význam. Je porada veľká, malá, formálna, neformálna, operatívna, periodická, informatívna (raňajšie porady úsekov), riešiaca konkrétne problémy (krízová), alebo rozvojové zámery (vylepšenia), riešiteľná, strategická (rozhodnutia top manažmentu), brainstorming (tvorivé myslenie). Od typu porady sa odvíja jej program, štruktúra a cieľ. Aké sú najčastejšie chyby porád?
Organizačné chyby porád
- Chýba systematickosť – porada prebieha náhodne alebo stereotypne.
- Program nie je známy vopred = nepripravenosť účastníkov.
- Absencia záznamu, zápisu alebo zbytočne široký zápis.
- Nekompatibilita cieľov porád a cieľov firmy.
- Nepodstatné záležitosti.
- Zbavovanie sa osobnej zodpovednosti – hlasujme.
- Porada bez dispozície podkladov vopred.
Chyby vo vedení porád
- Otvorenie bez úvodu, nadväznosti na predchádzajúcu činnosti, novšie udalosti.
- Tolerovanie absencie kľúčových členov.
- Odbiehanie od témy.
- Porada je vedená iba monológom šéfa.
- Neefektívna diskusia.
- Neriešenie konfliktov.
- Odkladanie nepopulárnych rozhodnutí.
- Neprijímanie rozhodnutí.
Ako organizovať efektívnu poradu?
Efektívna porada je vtedy, kedy účastníci odchádzajú s pocitom, že niečo vyriešili.
Aké by mala mať črty?
- Každá porada musí mať svojho moderátora.
- Pozvite všetkých, ktorých sa téma týka.
- Pripravte si program dopredu.
- Zdieľajte ho s účastníkmi a uistite sa, že sa na tému pripravili.
- Začnite presne.
- Určte si časové limity.
- Rozhodnutia musia byť adresné.
- Zabezpečte aktívnu účasť prítomných.
- Priebežná kritika je dovolená.
- Zabezpečte informovanosť rôznych úrovní riadenia.
